At OCEAA, we strive to provide the best possible experience for our students, families, and staff. In order to uphold our standards of high quality work, we ask that you please follow this guide when planning an event or  fundraiser. 

  1. For events and/or fundraisers projected to havemore than 100 people, the request form will need to be submitted at least 8 weeks prior to the event. 
  2. For events and/or fundraisers projected to have less than 100 people, requests must be made at least 4 weeks in advance. 
  3. When submitting a request form, be sure to include all publicity/marketing materials in both English and Spanish, along with the request form in order to be reviewed and approved.
  4. Publicity/ marketing materials i.e. flyers, posters, signs etc., must be reviewed and approved by the Student Activities Manager prior to being posted or distributed. All material must be branded (if appropriate) neat, clean, clear, and appropriate. No misspellings, rips, tears, profanity, or anything that can be construed as offensive to anyone will be allowed. NO EXCEPTIONS. 
  5. Prior to any school-wide event, the person in charge of planning the event must meet with the Students Activities Manager to run through the event and ensure that all details have been planned out.
  6. Maintain open communication with the Student Activities Manager throughout the planning process. If no communication is made with the Student Activities Manager and planning deadlines are not met, the event will be postponed or cancelled at the Student Activities Managers discretion. 
  7. Event/ fundraiser timeline checklist will be provided, once an event has been approved.
  8. Please allow up to two weeks for approval.

Sample timeline:

  1. 8 weeks ahead of event- Submit request form along with marketing materials.
  2. 7 weeks prior to event- Receive approval and timeline checklist.
  3. 6 weeks prior to event- Print flyers, make posters.
  4. 5 weeks prior to event- Begin publicizing event.
  5. 4 weeks prior to event- Make sure to have a plan and all materials supplies list, as well as list of responsibilities for all those involved.
  6. 3 weeks prior to event- Continue publicizing, begin gathering all supplies needed and gauge whether any date or program changes need to be made based on low interest for the event.
  7. 2 weeks prior to event- Complete final audit of supplies and volunteers.
  8. 1 week prior to event- Confirm time and place with volunteers, have run through/ rehearsal. Send reminder emails to all those involved.

If you have any questions, please contact Miriam Ramirez, Students Activities Manager at mramirez@oceaa.org or at (714) 361- 1850.

Click the button(s) below to access the proper forms:


En OCEAA, nos esforzamos por brindar la mejor experiencia posible para nuestros estudiantes, familias y personal. Para mantener nuestros estándares de trabajo de alta calidad, le pedimos que siga esta guía al planificar un evento o recaudación de fondos.

  1. Para eventos y / o eventos de recaudación de fondos proyectados para tener más de 100 personas, el formulario de solicitud deberá enviarse al menos 8 semanas antes del evento.
  2. Para eventos y / o recaudaciones de fondos proyectados para tener menos de 100 personas, las solicitudes deben hacerse con al menos 4 semanas de anticipación.
  3. Al enviar un formulario de solicitud, asegúrese de incluir todos los materiales publicitarios / de marketing tanto en inglés como en español, junto con el formulario de solicitud para que sea revisado y aprobado.
  4. Los materiales de publicidad / marketing, es decir, volantes, carteles, letreros, etc., deben ser revisados ​​y aprobados por el gerente de actividades estudiantiles antes de ser publicados o distribuidos. Todo el material debe tener la marca (si corresponde) limpio, claro y apropiado. No se permitirán errores ortográficos, rasgaduras, lágrimas, blasfemias o cualquier cosa que pueda interpretarse como ofensiva para nadie. SIN EXCEPCIONES.
  5. Antes de cualquier evento en toda la escuela, la persona a cargo de planificar el evento debe reunirse con el Gerente de Actividades de los Estudiantes para ejecutar el evento y asegurarse de que se hayan planeado todos los detalles.
  6. Mantenga una comunicación abierta con el administrador de actividades estudiantiles durante todo el proceso de planificación. Si no se realiza ninguna comunicación con el Gerente de Actividades Estudiantiles y no se cumplen los plazos de planificación, el evento se pospondrá o cancelará a discreción de los Gerentes de Actividades Estudiantiles.
  7. Se proporcionará una lista de verificación del cronograma del evento / recaudación de fondos, una vez que se haya aprobado un evento.
  8. Espere hasta dos semanas para la aprobación.

Línea de tiempo de muestra:

  • Envíe el formulario de solicitud de evento / recaudación de fondos al gerente de actividades estudiantiles. (8 semanas antes para eventos que afecten a más de 100 personas, 4 semanas para eventos con menos de 100 personas).
  • Envíe todos los materiales de promoción, es decir, mensajes si los carteles o letreros hechos a mano envían una imagen clara del letrero e incluya el día en que desea que se distribuyan / publiquen los materiales.
  • Comuníquese con todas las personas involucradas y repase el plan.
  • 6 semanas antes del evento: imprima volantes, haga carteles.
  • 5 semanas antes del evento: Comience a publicitar el evento.
  • 4 semanas antes del evento: asegúrese de tener un plan y una lista de todos los suministros de materiales, así como una lista de responsabilidades para todos los involucrados.
  • 3 semanas antes del evento: continúe publicitando, comience a reunir todos los suministros necesarios.
  • 2 semanas antes del evento: Auditoría final completa de suministros y voluntarios.
  • 1 semana antes del evento: confirme la hora y el lugar con los voluntarios, haya realizado el ensayo. Envíe correos electrónicos de recordatorio a todos los involucrados.

Si tiene alguna pregunta, comuníquese con Miriam Ramirez, Gerente de Actividades Estudiantiles al correo electrónico mramirez@oceaa.org o al (714) 361-1850.

Haga clic en los botones a continuación para acceder a los formularios adecuados: